Hvorfor bruker du Powerpoint?

torsdag, 13 august 2015

Om forfatteren

Folke Dalskau

Hvorfor bruker du Powerpoint?
Hvorfor bruker du Powerpoint?

PowerPoint revolusjonerte rapportering og presentasjon av markedsanalyse-resultater da programmet kom på markedet. I dag stilles det nye krav til rapportering og presentasjon og det er spørsmål om vi trenger en ny revolusjon.

Forethought, Incorporated. Et lite teknologi-drevet selskap opprettet av gründer Rob Campbell (bilde). For de fleste et navn betydelig mindre kjent enn for eksempel Bill Gates, Larry Page eller Mark Zuckerberg. Selv om få har hørt om Rob Campbell og Forethought, har selskapets innovasjoner hatt betydelig innflytelse på dagens bruk av informasjonsteknologi. Du er likevel unnskyldt hvis navnet ikke virker kjent. Selskapet ble kjøpt opp av Microsoft høsten 1987 for 14 millioner dollar, og integrert i Microsofts Graphics Business Unit. Microsoft videre- utviklet produktet til Forethought til det vi i dag kjenner som PowerPoint.

Rob-Campbell

powerpoint3

PowerPoint var Forethoughts mest lovende idé av flere. Selskapet var basert i Sunnyvale California, bedre kjent som Silicon Valley. Rob Campell forteller at han først forsto potensialet av idéen om et presentasjonsverktøy på et fly hjem fra et investormøte. Da han så rundt seg på flyet, la han merke til at over halvparten av setene var fylt av forretningsmenn som gjorde seg klare for diverse møter senere på dagen. I et rot av transparentfoiler gjorde de notater og forsøkte å finne de rette foilene ved å holde dem opp mot lyset i kabinen. Rob Campbell forsto at hvis han klarte å forenkle hverdagen til disse menneskene, ville produktet selge seg selv.

Introduksjonen av PowerPoint ble en revolusjon innenfor rapportering, presentasjon og presentasjonsteknikk. Verktøyet har blitt brukt til å lage et utall av presentasjoner, og Microsoft beregner at softwaren er installert på over 1 milliard datamaskiner verden over. Helt klart en hjørnestein i Microsofts eventyrlige forretningshistorie, som i 2014 resulterte i en omsetning på over 500 milliarder kroner.

bilde Graf-til-artikkel rapporteringsverktøy analysen 26.04.15

Spørsmålet som dukker opp i flere sammenhenger, er om den dominerende bruken av PowerPoint som rapporteringsform nå har utspilt sin rolle. Er det fortsatt den beste måten å vise frem data og informasjon på? Bakgrunnen for å stille dette spørsmålet, er ikke mangelfull nyhetsverdi eller «wow-faktor» ved en glitrende fremlagt PowerPoint presentasjon. Det er heller mengden av data som nå er tilgjengelig og den økte appetitten etter informasjon fra våre kunder. I tillegg vet vi at det ikke bare er dataomfanget som øker, men også frekvensen. En kombinasjon som fort kan bli svært kostnadsdrivende. På toppen av dette sies det at bedrifter må ta stilling til flere beslutninger enn tidligere, og at de blir tatt raskere. For det er en ting man ikke kan stikke under en stol: den glitrende PowerPoint-presentasjonen tar lang tid å lage.

Er alternativene bedre?

Så hvilke alternativer har vi til favorittverkøyet vårt, og hvilke fordeler og ulemper er det ved andre rapporteringsformer? Først vil jeg påpeke at dette på ingen måte er en dommedagsprofeti hva angår PowerPoint, men heller en noe kritisk inngang for berettiget å kunne stille spørsmålet – hvorfor bruker du PowerPoint?

Det finnes svært mange ulike rapporteringsformer. Listen jeg forholder meg til her, er et utsnitt av noen jeg mener er mest brukt, og som gir et bilde på variasjonen i de tilgjengelige programmene. Matrisen vist under er en oppsummering hvor jeg bruker to sentrale begreper for å klassifisere de ulike formene: • Bearbeidingsgrad og • Interaktivitet

Bearbeidingsgrad:

Refererer til foredlingen av dataen før den presenteres eller leveres.

Interaktivitet:

Refererer til fleksibiliteten «bruker» har til å gjøre endringer på hvilke data som vises og hvordan det vises.

Rådata:

Rådata er den enkleste rapporteringsformen, og de strengeste av analytikere vil sikkert debattere om dette er en rapporteringsform overhode. Jeg gjør ikke det, og er selv involvert i flere leveranser av rådatafiler til ulike selskaper. Bearbeidingsgraden er lav, og begrenser seg til innhenting av data og å gi den en viss struktur. Fordelen er at det tar kort tid fra innhenting til leveranse, og at man kan forholde seg til store mengder data. Rådata har også den fordelen at det kan importeres inn i de fleste systemer. En rådataleveranse har ingen interaktivitet for bruker. Hensikten er rett og slett en annen.

Excel:

Jeg vil nærmest kalle begrepet «et Excel-ark» som en fornærmelse mot de utallige mulighetene dette verktøyet har til å produsere oversiktlige og innsiktsrike rapporter. Vurderer vi Excel på bearbeidingsgrad, kommer det til kort på grunn av én hovedårsak. Det kan ikke presenteres. Har man et valg, er Excel funksjonelt sett underlegent for eksempel PowerPoint når man skal fortelle en historie. Dataen kan allikevel være godt bearbeidet, og kan til dels fungere utmerket som en rapport som inkluderer tabeller, grafer og oppsummeringer i form av scorecard. Ulempen er muligens en uvant navigering for bruker, men dette kan løses med enkel programmering eller funksjoner allerede tilgjengelig, som «knapper» eller «slicer». Fordelen er mengden med informasjon man kan inkludere og at mottaker tillates å være selektiv. Dette er bakgrunnen for at Excel plasseres høyt på interaktivitet. Informasjonen blir ikke påtvunget, men kan benyttes som et arbeidsverktøy med innsikt, hvor man har mulighet for å navigere seg i gjennom dataen.

Dynamiske rapporter:

Forskjellen fra en avansert Excel-rapport med godt brukergrensesnitt og en dynamisk rapport er liten. Jeg gjør distinksjonen fra Excel på grunn av at dynamiske rapporter også kan lages i andre systemer eller programmer. En annen benevning på hva jeg mener med dynamisk rapport kan være desktopløsninger eller applikasjoner. Med utgangspunkt i at bruker er godt trent i verktøyet vil fordelene som Excel har, være de samme her. I tillegg vil det som oftest være mulighet for eksportering, sette alarmer og å vri eller pivotere informasjonen. Å pivotere informasjon er selvsagt en mulighet også i Excel, men som rapporteringsdokument er det ikke å anbefale. Utseendet til rapporten kan endre seg, og det er også mulighet for at man ikke finner tilbake til opprinnelig layout. Både bearbeidingsgraden og interaktiviteten til en dynamisk rapport er derfor noe høyere enn i en Excel-rapport. Tross høy grad av interaksjon egner heller ikke dynamiske rapporter seg særlig godt til presentasjoner.

Simuleringsverktøy:

For å havne helt til høyre på bearbeidingsgrad, må bruker få inntrykk av at resultatene er blitt tolket og satt sammen til et større bilde. Verdi og innsikt blir brukt om hverandre som begreper på håndfaste anbefalinger man kan omdanne til handling. Simuleringsverktøy gjør dette indirekte, ved å justere på utvalgte variabler for å se hvordan dette påvirker en gitt faktor. Som oftest inneholderdisse verktøyene enten en regresjon eller økonometrisk modell i bakhånd. Dermed får man ikke to streker under svaret, men muligheten for forstå i hvilken retning og til hvilken styrke de ulike variablene må «dras» for å optimalisere utfallet. Opplevd interaktivitet blir derfor også opplevd som særdeles høy for bruker.

Word:

Word er en rapporteringsform man ser sjeldnere i bruk nå enn 10 til 15 år tilbake. I analysebransjen var det særlig kvalitative studier som ble rapportert via et tekst-dokument. Etter hvert som PowerPoint ble mer akseptert både i presentasjon- og rapporteringsform, så man ikke hensikten med å levere både PowerPoint presentasjon og Word rapport. Til tross for at Word er mindre brukt enn tidligere, er det fremdeles en utmerket måte å rapportere høyt bearbeidet materiale på. Med mulighet for å gi konsise anbefalinger, men også omfattende redegjørelser med kompliserte problem-stillinger og ulike innfallsvinkler. Det offentlige benytter fremdeles denne rapportformen. Bakgrunnen er at rapportene i så liten grad som mulig skal gi rom for tolkning, men opptre som et faktuelt dokument uavhengig av leser. Word er derimot like lite interaktivt som en rådatafil, kanskje med unntak av en innholdsfortegnelse. Bruker må derfor ha tid og tålmodighet til å lese gjennom alt. Som nevnt, egner ikke Word seg for presentasjon, som er hovedforskjellen fra PowerPoint.

PowerPoint:

Utgangspunktet for denne artikkelen var bransjens avhengighet av PowerPoint. Dette er imidlertid en velbegrunnet avhengighet og det er etter hvert åpenbart hvor PowerPoint slår bena under de øvrige rapporteringsformene: muligheten for å lage en presentasjon som også senere, eventuelt med noen små grep og justeringer, står seg som rapport. Derfor havner PowerPoint veldig høyt på bearbeidingsgrad, men også opp mot middels på interaktivitet. Bruker kan ofte med enkelhet videreformidle presentasjonen og resultatene dypere i organisasjonen. En av ulempene med PowerPoint er dessverre at det lett kan bli for mange slides, og det kan argumenteres for at PowerPoint er underlegent til rapportering av store datamengder. Rapportene er imidlertid svært bearbeidet og enkle å absorbere for leser eller publikum. På den annen side igjen, krever det tid og er dermed også lite kostnadseffektivt. Dette leder meg inn på følgende spørsmål…

Har vi behov for et nytt verktøy?

PowerPoint var virkelig en rapporteringsrevolusjon da det kom, men har de siste 10 årene holdt seg relativt uendret. Nye hensyn som muligens taler til fordel for andre rapporteringsformer enn PowerPoint er: datamengde, hyppighet og frekvens på rapportering, og økt kostnadspress. Basert på ovenstående gjennomgang, er derfor Excel muligens blitt en sterkere «konkurrent» enn tidligere. Da særlig på rapporteringssiden. Det gjør arbeidet med selve dataen enklere og raskere, og det gir mulighet for økt datamengde, uten å overrumple bruker.

Jeg tror helt sikkert tiden er moden for en ny revolusjon. I påvente av det, har jeg ovenfor belyst noen andre rapportformer som man kan benytte som alternativer til PowerPoint. Bearbeidingsgrad og interaktivitet er kun to dimensjoner man kan evaluere ulike rapportformer etter. Essensen er at man må velge rapportform ut i fra kundebehovet og formålet med rapporten. Kanskje av vane, blir PowerPoint ofte førstevalget. Rapportform er vår «kommunikasjonsplattform» med kunde, og som rådgiver og analytiker bør man vurdere det like nøye som innholdet i rapporten.