Effektive rapporter, takk!

mandag, 10 august 2015

Om forfatteren

Jesper Fousing Wilhelmsen, Senior Communication Consultant, Epinion

Jesper Fousing Wilhelmsen, Senior Communication Consultant, Epinion

Effektive rapporter, takk!
Effektive rapporter, takk!

De fleste prosjekter avsluttes med en rapport, men en rapport kan være så mangt. Spørsmålet er om det kan gjøres enklere og mer effektfullt, uten at noe forsvinner i prosessen mot enklere og mer effektfulle rapporteringsløsninger?

Interview-med-Kristian-Budolfsen

 Kristian Budolfsen, Development Director hos Epinion.

 

Måten data blir rapportert på er i sterk endring. Folk har oppdaget mer grafiske og i utgangspunktet enklere rapporteringsformer. Infografikk er for eksempel blitt en akseptert måte å formidle data på, og spesielt innen nyhetsformidling ser man ofte grafiske framstillinger av data via infografikk. Trenden er klar. Rapportene skal være noe mer enn bare resultater, et bilde og evt. en signifikanstest for å underbygge resultatet. Resultatet skal ikke lenger bare leveres, det skal formidles.

Kristian Budolfsen, Development Director hos Epinion, har stor erfaring med rapporteringsløsninger som beveger seg bort fra de klassiske rapportene laget i PowerPoint og Word. Gjennom hans erfaring er det mulig å få et bredere og mer nyansert perspektiv på rapportering, samt få et innblikk i hans holdninger til framtidens rapporteringsløsninger. Han mener at det er fint at det settes fokus på estetikken, men når alt kommer til alt så handler det om hvor effektiv rapporteringen er for kunden.

Flotte og stilige rapporter er en selvfølge, da en enhver rapport skal se fin ut, det er et av grunnkravene. Men det viktigste er at rapporteringen skal være effektfull og ha et tydelig budskap, slik at den skaper mest mulig verdi for kunden.

Hva er en enkel og effektfull rapportering i henhold til ditt perspektiv? – Det er mange faktorer som spiller inn når det gjelder rapportering. Kundens størrelse, antallet sluttbrukere, budsjett m.m. Det handler i høyeste grad om å sette seg inn i kundens behov og skreddersy en prosess som gir kunden det optimale utbyttet. For enkelte, og spesielt mindre kunder, er det mest hensiktsmessig med klassiske rapporter. Rapporter som har et statisk uttrykk. Det er viktig å forstå at en rapport kan være mye mer enn tall og tekst supplert med noen grafer. Den kan også være et verktøy som er dynamisk, fleksibelt, ressurs-besparende, og viktigst av alt, effektfullt. Resultater og kunnskap utgjør en forskjell, men først når de får et liv i organisasjonen. Det skal være fokuset i enhver rapportering. Formidlingen av komplekse analyser skal derfor kunne bringes ned til et nivå som skaper eierskap, og dermed blir tatt i bruk i det daglige arbeidet blant sluttbrukerne. Det avgjørende i forhold til om en rapportering er vellykket eller ikke, er i stor grad om man har øye for hvem rapporten er tiltenkt. Og hvem det er som skal jobbe aktivt med rapportens resultater. Rapporteringen skal være noe som alle vil bruke og ikke kan leve uten!

Effektive-rapporter 2

Hvordan definerer kundenes behov kravene til rapporteringen annerledes i dag? – Hvis man sammenligner med situasjonen for bare 5-10 år siden, så har tilgangen til data i hverdagen hatt en eksplosiv vekst. Det samme har behovene for å tolke og navigere i datamengdene også gjort, og dette er noe de fleste analyseavdelinger opplever og kan skrive under på. Markedsanalytikere rundt omkring i forskjellige organisasjoner og selskaper har i løpet av disse årene opplevd et paradigmeskifte rundt deres rolle i organisasjonen. Tidligere var man som markedsanalytikere i stor grad leverandør av resultater, mens behovet til organisasjonene og selskapene i dag er at markedsanalytikere ikke bare skal levere, men også delta aktivt for at de leverte resultatene skal kunne forstås og brukes. Dette skjer samtidig med at antallet sluttbrukere av markedsanalyser har steget både internt og eksternt i de fleste organisasjoner og virksomheter. Helst skal markedsanalytikeren ta ansvar for en rådgivning som er basert på de dataene og de resultatene som er til rådighet.

Utviklingen er sannsynligvis enhver markedsanalytikers drøm, men drømmen har også en bakside. Samtidig som behovet for markedsanalyser og antallet brukere er stigende, gir to velkjente faktorer en negativ påvirkning. Tid og penger.

Når det gjelder tid, har forventningene til leveringsdyktighet og hastighet steget med samme hastighet som behovet, samtidig som budsjettene til markedsanalyser ikke har fulgt opp utviklingen.

Derfor har behovet for effektfull rapportering økt. Rapporteringen skal både se fin ut og dekke behovet til flest mulig brukere. Der det før kanskje var akseptabelt å bruke to uker til rapporteringen, er leveringstiden i dag under press i mange organisasjoner og selskaper. Samtidig skal markedsanalytikeren bruke tid på sin nye rolle som samarbeidspartner og rådgiver med tanke på data og resultater. Dette er et gap som markedet er nødt til å minimere, og helst redusere helt. Dette paradokset skal en effektfull rapport-ering kunne løse. En utfordring som Epinion i samarbeid med flere store organisasjoner og virksomheter har jobbet med å løse de siste 5-7 årene. Løsningen har resultert i en lang rekke med rapporteringsverktøy der fokuset er på brukervennlighet og en anvendelig rapportering som alle avdelinger i en organisasjon aktivt kan og vil ta i bruk. Hemmeligheten er egentlig ganske enkel. Rapporteringsverktøyene skal være så lette å bruke at alle kan bruke dem, men samtidig skal de være så fleksible at de ut fra samme grunnlag kan behandle og løse mange av avdelingenes krav og behov til en variert rapportering. Hvis dette løses, vil ikke lenger selve rapporteringen skje i markedsanalyse-avdelingen, men i stedet direkte ute hos sluttbrukerne. De får dermed den rapporteringen som de har behov for, og det kun fem minutter etter at dataene er til rådighet. Det er dette som er effektfull rapportering, og det som markedet har behov for. Markeds-analysebransjens oppgave er å stille denne løsningen til rådighet for innkjøperne av markedsanalyse og rapportering ute i organisasjonene og selskapene.

Effektive-rapporter 3

Hva ser du som de største fordelene med denne rapporteringsformen? – Det er viktig at bruken av rapportering og løsninger innen rapportering ikke sentraliseres i markedsanalyseavdelingen, bare pakket inn på en ny måte i form av ny teknikk. Det er viktig at rapportering og rapporteringsverktøyet kan benyttes på alle steder i en organisasjon, og dens daglige virke. Avgjørende er brukervennlighet, fleksibilitet og dynamikk.

Virkeligheten i mange organisasjoner er at det er behov for rapporter som kan brukes i det daglige arbeidet, men budsjettene til markedsanalyseavdelingen står ikke i stil med behovene og kravene fra ledelsens side på dette området. Datamengdene stiger kraftig og budsjettene til markedsanalyse-avdelingene er for de færreste tilpasset behovet i og med at mange organisasjoner har intensivert fokuset på bruk av data i det daglige arbeidet. Det er absolutt nødvendig at markedsanalyseinstituttene løser denne utfordringen for kundene.

Går noe tapt hvis man effektiviserer rapporteringen? – Mellomregningen og statistikken bak den formidles ikke i samme grad som tidligere. Fokuset er rettet mot anvendeligheten i organisasjonen. Rapportering legger ikke vekt på håndverket som ligger bak. Arbeidet bak tallene skal bare være i orden, på samme måte som en rapport skal være fin og tydelig. Bunnlinjen: Rapporteringen skal være effektfull og tydelig. Det er det som er kravet og behovet i dag!

Hvordan tror du rapporteringen vil endre seg i framtiden? – Jeg har problemer med å forestille meg at det om 5 år vil være plass til de klassiske rapportene, slik som vi kjenner dem i dag, når det gjelder kvantitative rapporteringsoppgaver. Spesielt i større organisasjoner og selskaper. Det er klart at teknologien og de fordelene det gir å kunne arbeide med data i sanntid er en kjempestor konkurransefordel for mange organisasjoner og selskaper. Dette vil optimere og skjerpe disse ytterligere da man ikke har råd til å sitte å vente mens konkurrentene allerede har tilgang til dataene og handler med disse som utgangspunkt. Behovet har jo vært tilstede i mange år i andre fagmiljøer. Innen finans er kravet til informasjonstolking og analyse beintøft. Så tøft at når jeg innen markedsanalyse snakker om timer, så er kravet innen finansverdenen allerede nede på minutter og sekunder for de som skal overvåke og tolke utviklingen i finansmarkedene.

Dynamisk og effektfull rapportering gir muligheten for en løpende tilpasning, slik at man kan handle proaktivt framfor å vente på at en gammeldags PowerPoint-rapport blir utarbeidet med mange dagers forsinkelse. Jeg tror at framtiden vil kunne by på mer fra samme skuffe. Den skuffen som heter fleksible og individualiserte rapporteringsløsninger med minimal leveringstid. Dette vil være den primære måten datarapportering vil skape verdi og effekt i framtiden.